Euroopan unionin yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) erottaa tavallisista henkilötiedoista niin sanotut erityiset henkilötiedot. GDPR-asetusta edeltäneen kansallisen henkilötietolain aikana puhuttiin arkaluontoisista henkilötiedoista, ja nykyään näillä kahdella termillä tarkoitetaan useimmiten samaa asiaa. Erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvat muun muassa poliittiset mielipiteet, vakaumus tai ammattiliiton jäsenyys. Useimmiten työelämässä kohdattu erityisten henkilötietojen ryhmä ovat terveydentilaa koskevat tiedot, joihin tässä kirjoituksessa erityisesti keskitytään.
Erityisten henkilötietojen käsittely on lähtökohtaisesti kiellettyä. Käsittelykieltoa ei kuitenkaan tule ymmärtää väärin, sillä siitä voidaan poiketa asianmukaisella perusteella. Tällaisia ovat esimerkiksi työkyvyn arviointi tai työlainsäädännön tai työehtosopimuksen mukaisten oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttaminen. Käsittelykiellosta voidaan myös poiketa, jos työntekijä on saattanut itseään koskevan erityisen henkilötiedon julkiseksi. Tässä tulee kuitenkin olla varovainen, sillä kyse tulee olla henkilön omasta tahdosta julkiseksi tulleesta tiedosta, joka on vapaasti saatavilla.
Mitä terveydentilatiedoilla tarkoitetaan?
Terveydentilatietoja ovat muun muassa fyysiseen ja psyykkiseen terveyteen liittyvät henkilötiedot tai tieto leikkauksista, toimenpiteistä tai lääkityksestä, joka henkilölle on määrätty. Työelämäyhteyksissä tyypillisin terveydentilatieto on sairauspoissaolotodistukseen merkitty ICD-10-järjestelmän mukainen sairauskoodi tai sairauden nimi.
Pelkkä tieto siitä, että henkilö on sairaana, ei ole terveydentilatieto, jos siihen ei ole liitetty esimerkiksi diagnoositietoa. Tietosuojavaltuutettu on tästä huolimatta todennut, että työnantaja ei lähtökohtaisesti saa ilmaista työntekijän olevan sairaana. Suositeltavaa onkin kertoa vain, että työntekijä on poissa töistä. Myös työyhteisön sisällä tähän tulee kiinnittää huomiota, eli kenenkään sairauksilla tai niiden kestolla ei tule spekuloida.
Terveydentilatietojen käsittely on hyvin tyypillinen osa työpaikan arkea. Työnantajan on välttämätöntä käsitellä tiettyjä työntekijöidensä terveydentilatietoja arvioidakseen esimerkiksi poissaolon luvallisuutta, sairausajan palkanmaksuvelvollisuutta tai työntekijän työkykyä. Tällöin käsittely on sallittua.
Tietosuojalainsäädäntö määrittää, ketkä terveydentilatietoja saavat käsitellä ja miten tietoja tulee säilyttää
Tietosuojalainsäädäntö asettaa erityisiä rajoituksia terveydentilatietojen käsittelylle työnantajan organisaatiossa. Terveydentilatiedot kerätään yleensä työntekijältä itseltään tai hänen suostumuksellaan muualta.
Työntekijän terveydentilatietoja saavat käsitellä vain ne henkilöt, jotka näiden tietojen perusteella valmistelevat tai tekevät työsuhdetta koskevia päätöksiä taikka panevat niitä toimeen. Nämä henkilöt tai tehtävät, joissa terveydentilatietoja käsittelevät henkilöt toimivat, on nimettävä, ja heillä on käsittelemistään tiedoista salassapitovelvollisuus niin työsuhteen aikana kuin sen jälkeenkin. Tyypillisesti tällaisia henkilöitä ovat esihenkilö tai henkilöstöasioista vastaava työntekijä.
Tietosuojalainsäädäntö asettaa työnantajalle velvollisuuden säilyttää hallussaan olevat terveydentilatiedot erillään muista keräämistään henkilötiedoista. Tämä lainkohta on kirjoitettu aikana, jolloin terveydentilatietoja säilytettiin lähinnä fyysisissä asiakirjoissa. Digitaalisessa maailmassa on epäselvempää, miten tämä velvoite voidaan toteuttaa. Riittävää lienee esimerkiksi pääsyn rajoittaminen järjestelmissä. Keskeistä on, että pääsy tietoihin on vain henkilöillä, joiden tehtäviin kyseisten terveydentilatietojen käsittely kuuluu.
Terveydentilatietoja ei pääsääntöisesti saa luovuttaa sivullisille henkilöille. Poikkeuksena on laissa oleva erityissäännös siitä, että työntekijän työnantajalle luovuttama työkykyään koskeva lääkärintodistus voidaan luovuttaa työterveyshuollon palvelujen tuottajalle työterveyshuollon lakisääteisten tehtävien toteuttamista varten, ellei työntekijä ole kieltänyt luovuttamista. Muille ulkopuolisille tahoille, kuten asiakkaille, voidaan kertoa esimerkiksi, että työntekijä on estynyt tekemästä työtehtäviään paljastamatta syytä.
Terveydentilatietojen, kuten muidenkin henkilötietojen, käsittely työhön otettaessa ja työsuhteen aikana on käsiteltävä yhteistoimintalain mukaisessa vuoropuhelumenettelyssä, jos työnantajaorganisaatio kuuluu yhteistoimintalain soveltamisalaan.
Kiinnostaako koulutus aiheesta?
Terveyden johtaminen ja sairauspoissaolojen käsittely ovat osa työpaikkojen arkea, jotka työnantajan tulee hallita.
Paltalex järjestää 14.5. koulutuksen työntekijän sairastumiseen liittyvästä juridiikasta. Tutustu koulutuksen sisältöön ja ilmoittaudu mukaan:
