Yritysten ja organisaatioiden HR-toiminnoissa on vuosittain monia tehtäviä, jotka vaativat huolellista suunnittelua ja aikataulutusta. Osa näistä tehtävistä on lakisääteisiä, osa vuosittaista käytännön työtä. Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty, joten vuoden lähestyessä loppuaan on erinomainen hetki varata aikaa näiden tehtävien suunnitteluun ja aikataulutukseen tulevalle vuodelle.
Tässä artikkelissa tarjoamme kätevän muistilistan asiakirjoista ja toimenpiteistä, joiden ajantasaisuus ainakin kannattaa tarkistaa vuosittain. Toteuttamisajat voivat vaihdella yrityksittäin, mutta on järkevää luoda oma käytäntö, jota vuosittain on selkeä seurata ja toteuttaa.
- Työsuojelun toimintaohjelma on pakollinen asiakirja, joka jokaiselta työpaikalta pitää löytyä. Se tulee säännöllisesti käydä läpi ja varmistaa sisällön ajantasaisuus. (Työturvallisuuslain 9 §)
- Työterveyshuollon toimintasuunnitelma ja siihen sisältyvä mahdollinen päihdeohjelma sekä vuosittainen henkilöstön työterveyskysely voivat olla osa työsuojelun toimintaohjelmaa. (Työterveyshuoltolain 11 §)
- Työyhteisön kehittämissuunnitelma laaditaan yhteistoimintalain soveltamisalaan kuuluvissa yrityksissä osana yhteistoimintalain mukaista vuoropuhelua. Suunnitelman pohjana voi käyttää vanhan yhteistoimintalain mukaista henkilöstön kehittämis- ja koulutussuunnitelmaa. (Yhteistoimintalain 2 luvun 9 §)
- Tasa-arvo- ja yhdenvertaisuussuunnitelma ovat pakollisia asiakirjoja säännöllisesti vähintään 30 työntekijää työllistävässä yrityksessä. Ne voidaan toteuttaa osana työyhteisön kehittämissuunnitelmaa ja ne tulee päivittää vähintään joka toinen vuosi. Osa tasa-arvosuunnitelmaa on palkkakartoitus. Sen avulla selvitetään samapalkkaisuuden toteutumista, eli sitä, ettei samaa tai samanarvoista työtä tekevien naisten ja miesten palkkojen välillä ole perusteettomia palkkaeroja. Palkkakartoitus voidaan paikallisesti sopia tehtäväksi vähintään joka kolmas vuosi, jos tasa-arvosuunnitelma muilta osin tehdään vuosittain (Tasa-arvolain 6 a §, 6 b § ja yhdenvertaisuuslain 2 luvun 7 §)
- Työnantajan yksipuolisesti myöntämät työsuhde-etuudet kannattaa käydä vuosittain läpi ja tehdä niiden jatkamisesta tai muuttamisesta päätös yhtiön hallinnossa. Tällaisten vuosittain vahvistettujen harkinnanvaraisten työsuhde-etuuksien sisältö tulee viestiä selkeästi myös henkilöstölle. Näin menetellen varmistetaan, etteivät käytännöt vakiinnu työsuhteen ehdoiksi, vaan niitä pystytään tarvittaessa muuttamaan.
- Työehtosopimuksessa sovitut luottamusmiesten tiedonsaantioikeudet ja niiden määräajat on syytä myös tarkistaa ja merkitä kalenteriin.
- Tietosuoja ja henkilötietojen käsittely ovat asioita, joihin huomiota on kiinnitettävä ympäri vuoden. Yritys saa käsitellä työntekijästä vain sellaisia tietoja, jotka työsuhteen kannalta ovat välittömästi tarpeellisia. Suositeltava käytäntö on varata vuoden varrelle tarkistuspisteitä, jolloin vanhentuneiden tai tarpeettomien tietojen siivoaminen muuttuu totutuksi rutiiniksi.
- Ohje väkivalta- ja sen uhkatilanteita varten tarvitaan, jos työhön liittyy työturvallisuuslaissa tarkoitettu ilmeinen väkivallan uhka. (Työturvallisuuslain 27 §)
- Kannattaa luoda järjestelmä tai käytäntö, joka hyvissä ajoin muistuttaa työntekijän koeajan päättymispäivästä, esimerkiksi kaksi viikkoa aikaisemmin. (Työsopimuslain 1 luvun 4 §)
- Vaihtelevan työajan työsopimuksissa olevan työaikaehdon toteutumista on tarkasteltava vähintään 12 kuukauden välein, mikäli sellaisia on käytössä. Jos tarkastelujaksolla toteutuneiden työtuntien määrä ja työnantajan työvoiman tarve osoittavat, että työsopimuksessa sovittu vähimmäistyöaika olisi määriteltävissä korkeammaksi, työnantajan on kuukauden kuluessa tarkastelun suorittamisesta tarjottava työntekijälle sopimusta työaikaehdon muuttamisesta siten, että se vastaa tarkastelun tulosta. (Työsopimuslain 1 luvun 11 §).
Paltan jäsenenä saat lisätietoja työehtosopimus- ja HR-kysymyksistä oman alasi sopimusasiantuntijalta.