Työnantajat kamppailevat tällä hetkellä mitä moninaisimpien etätyöhön liittyvien kysymysten parissa. Yksi näistä on tasapuolisuus etätyöhön liittyen.
Hämmennystä voi aiheutua, jos toisaalla organisaatiossa etätyö on sallittua ja toisaalla ei. Päänvaivaa aiheuttaa myös se, miten parhaiten perustella erilaiset tasapuolisuuden kannalta merkittävät kriteerit siten, että ne tulevat ymmärretyiksi ja että ne vastaavat myös todellista tilannetta. Huonosti kommunikoituna muutoin positiivinen asia saattaa johtaa väärinymmärryksiin toteutuksessa ja aiheuttaa turhaa kitkaa organisaation sisällä.
Etätyön kannalta olennaista on tehtävä ja sen luonne – työnantaja määrittelee, missä tehtävissä etätyö on sallittua
Etätyön ja lähityön käytännöissä ja ohjeistuksissa on pääperiaatteena tasapuolinen kohtelu. Tasapuolisen kohtelun lähtökohtana on, että samassa asemassa ja samassa tilanteessa olevia työntekijöitä kohdellaan samalla tavoin. Poikkeuksena voi olla tilanne, jossa työntekijän työtehtävän sisältö, sen luonne ja niihin liittyvät erityispiirteet perustelevat erilaisen kohtelun. Jos osa työntekijöistä tekee töitä etänä ja osa työpaikalla, ovat yhtenäiset ohjeet sekä tasapuolinen kohtelu erityisen tärkeitä.
Jos osa työntekijöistä tekee töitä etänä ja osa työpaikalla, ovat yhtenäiset ohjeet sekä tasapuolinen kohtelu erityisen tärkeitä.
Etätyön tekemisen kannalta olennaisessa roolissa on tehtävä ja sen luonne. Etätyö ei ole työntekijän subjektiivinen oikeus, vaan työnantaja harkitsee, missä tehtävissä etätyö on sallittua. Tehtävät, jotka esimerkiksi vaativat läsnäoloa, jotta työ voidaan suorittaa, eivät lähtökohtaisesti sovellu tehtäväksi etätyöpaikasta. Esimerkkinä tällaisesta ovat aulapalvelut tai palvelut, jotka konkreettisesti tehdään työpaikalla.
Toisaalta työnantajan kannattaa myös hyödyntää korona-ajasta opitut asiat. Moni tehtävä, jota ei vielä vuosi sitten voitu ajatella tehtäväksi etänä, onkin onnistuneesti hoidettu etätyönä. Kun tasapuolista työn tekemisen mallia mietitään, on hyvä kuulla eri tahoja ja muodostaa sellainen työn tekemisen malli, jossa on mahdollisimman laajasti kuultu kokemuksia ja harkittu eri vaihtoehtoja. Vanhaan malliin palaaminen ei välttämättä ole paras tapa lähteä rakentamaan pandemian jälkeistä aikaa. Tässäkin asiassa hyvä suunnittelu ja kartoitus takaavat parhaan lopputuloksen.
Miten organisaatio voi tukea tasapuolisuutta etätyöohjeistusta laadittaessa?
On tärkeää laatia etätyöstä ohjeistus, joka sisältää linjaukset siitä, missä tehtävissä etätyötä voidaan tehdä ja missä taas lähityö on tehtävän sisällön ja luonteen kannalta perusteltua. Ohjeistuksen laatimiseen on hyvä osallistaa kaikki tarvittavat tahot (esim. esihenkilöt, henkilöstö, työterveyshuolto, IT).
Yhdenmukaisuus ja oikeudenmukaisuus ovat tärkeässä roolissa, mutta toisaalta työnantajan on hyvä huomioida myös, että tietyissä tilanteissa etätyötä voidaan rajoittaa. Tällaisia tilanteita ovat mm. tehtävän sisällöstä ja luonteesta johtuvat syyt ja joissain tilanteissa myös esimerkiksi etätyön väärinkäyttö.
Työnantajan kannattaa aina myös varata mahdollisuus muuttaa tehtyjä linjauksia, mikäli tarvetta tulee. Tasapuolisuuden kannalta on hyvä muistaa käydä etätyöohjeistus läpi yhteistoimintalain mukaisessa menettelyssä.
Esihenkilöille tukea etätyön johtamiseen
Työyhteisön kannalta etätyöhön liittyvät päätökset tehdään käytännössä pääasiassa esihenkilötasolla. Tästä syystä on ensisijaisen tärkeää yleisen ohjeistuksen laatimisen lisäksi kouluttaa esihenkilöt sekä jalkauttaa ohjeistus huolella.
Koulutuksen lisäksi voi esihenkilöille tarjota oman fooruminsa, jossa he voivat tuoda huoliaan esille ja vaihtaa ajatuksia aiheesta sekä saada käytännön vinkkejä. Avoimuus sekä esihenkilöiden kesken että koko organisaation tasolla luo vankempaa pohjaa tasapuolisuudelle.
Olipa työntekijä lähi- tai etätyössä, yhteyksien on toimittava ja tiedon välityttävä yhtäläisesti.
Olipa työntekijä lähi- tai etätyössä, yhteyksien on toimittava ja tiedon välityttävä yhtäläisesti työntekopaikasta riippumatta. Paitsi työntekotapaa etätyö on muuttanut myös johtamistapaa. Johtamistapojen muutokset vaativat uuden oppimista ja opitun sisäistämistä myös esihenkilöiltä. Kun fyysinen läsnäolo puuttuu, on esihenkilöiden tärkeää olla tiiviissä yhteistyössä etätyötä tekevien kanssa esimerkiksi yhteisten tiimi- ja yksilöpalaverien avulla. Tämä auttaa esihenkilöä työsuorituksen seurannassa ja tukee työntekijän hyvinvointia työssä. Viestinnän rooli korostuu, kun joustavuus työn tekemisessä kasvaa.
Erilaiset mahdollisuudet tuoda esille avoimesti kehittämiskohteita auttavat koko organisaatiota selviämään paremmin tasapuolisuuden haasteista. Työtavat ovat murroksessa ja jatkossa on hyvä varautua tarvittaessa muuttamaan totuttuja toimintatapoja.
- Suunnittele huolella – osallista suunnitteluun tarpeelliset tahot. Paras malli on se, joka parhaiten tukee organisaatiota ja huomioi kaikki työn tekemisen muodot.
- Toimi avoimesti ja läpinäkyvästi – osallista tarvittavat tahot, mutta pidä asian hallinta työnantajalla. Tällä tavoin myös tasapuolisuus toteutuu parhaiten ja luottamus säilyy ja kasvaa.
- Kouluta ja vie ohjeet käytäntöön – anna esihenkilöille eväät ja kanavat, jotka auttavat heitä arjessa ja tukevat tasapuolisuutta. Lanseeraa työn tekemisen malli siten, että se on kaikilla tiedossa ja tasapuolisesti toteutettavissa.
- Varmista viestinnän toimivuus – huolehdi siitä, että yrityksen kannalta olennaiset ja keskeiset viestit tavoittavat koko henkilöstön työntekopaikasta riippumatta.
Tutustu kirjoittajaan
Kaisa Lakovaara
Neuvottelujohtaja, Viestintä-, kulttuuri- ja tekniset palvelut – vastuualueen vetäjä
Työmarkkinat
