Suorituksen johtaminen ja alisuoriutumiseen puuttuminen ovat keskeinen osa esihenkilötyötä

Yksi keskeisimmistä ja samalla myös hankalimmista esihenkilön tehtävistä on työsuorituksen johtaminen ja heikkoon työsuoritukseen puuttuminen. Työoikeusjuristina törmää usein kysymykseen siitä, miten menetellä työntekijän kanssa, jonka suorituksen taso ei vastaa tehtävän vaatimuksia. Kun ongelmaa lähdetään ratkaisemaan, käy toisinaan ilmi, että työntekijän kanssa ei ole vielä käsitelty asiaa lainkaan. Työntekijä voi jopa kuvitella suoriutuvansa tehtävässään ihan kelvollisesti. Tässä kirjoituksessa käyn läpi, mitä steppejä esihenkilön tulisi ottaa jo ennakoivasti jokaisen työntekijän osalta suorituksen johtamisessa ja miten niin sanotuissa alisuoriutumistilanteissa tulisi toimia.

Koeajalla ja perehdytyksellä on tärkeä merkitys

Työsuhteen alku on kriittistä aikaa sen tarkastelulle, miten työntekijä sopeutuu työyhteisöön ja suoriutuu työtehtävistään. Työnantajan tulee perehdyttää työntekijä riittävän hyvin. Koeajasta kannattaa sopia uusissa työsuhteissa aina, kun se on lain ja sovellettavan työehtosopimuksen mukaisesti mahdollista.

Koeaika antaa sekä työntekijälle että työnantajalle mahdollisuuden purkaa työsuhde koeajan puitteissa ilman erityistä perustetta. Yleensä rekrytoinnit onnistuvat hyvin eikä koeaikapurkua tarvitse käyttää. Joskus voi kuitenkin käydä niin, että työntekijän suoriutuminen ei vastaa odotettua, tai työntekijällä on vaikeuksia sopeutua työyhteisöön. Tällöin kannattaa harkita koeaikapurun mahdollisuutta, sillä koeajan aikana havaittu työntekijän sopimattomuus työtehtävään tai työpaikkaan harvoin korjaantuu työsuhteen kuluessa. Esimerkiksi koeaikana voi käydä ilmi puolin ja toisin, että myyntirooliin palkattu työntekijä on hyvä asiantuntija mutta myyjänä suoriutuminen on haasteellista.

Hyvällä esihenkilötyöllä varmistetaan, että koeaikapurku ei tule yllätyksenä työntekijälle, vaan havaituista ongelmakohdista keskustellaan heti niiden ilmettyä. Esihenkilön on hyvä käydä uuden työntekijän kanssa tiivistä dialogia koeajan aikana ja ottaa opiksi myös työntekijän kokemuksista uudessa työpaikassa.

Työntekijöiden suoriutumista on seurattava säännöllisesti

Työnantaja määrittää direktio-oikeutensa puitteissa työsuoritukselta vaadittavan laatutason, joka työntekijöiden tulee saavuttaa. Työntekijän suoritusta tulee seurata aktiivisesti koko työsuhteen ajan työpaikan käytäntöjen mukaisesti.

Monilla työpaikoilla on käytössä vuosittaiset tai puolivuosittaiset kehityskeskustelut, joissa kullekin työntekijälle asetettavat tavoitteet perustuvat usein työpaikan strategiaan. Nämä keskustelut ovat hyviä työsuhteen välitilinpäätöksiä, joissa puolin ja toisin käydään läpi onnistumisia ja kehityskohteita. Keskusteluissa myös asetetaan seuraavan kauden tavoitteet työpaikan mittariston mukaisesti. Tavoitteiden on oltava sellaisia, että ne ovat objektiivisesti arvioiden kyseisen työntekijän saavutettavissa. Jos työntekijän suoriutumisessa on parantamisen varaa, on tämä tuotava esille kehityskeskusteluissa. Kehityskeskusteluiden lopputulemat on hyvä kirjata ylös, jotta työntekijälle on selvää, mitä häneltä odotetaan.

Esihenkilön on tuettava työntekijää hänelle asetettuihin tavoitteisiin pääsemisessä, seurattava työntekijän kehitystä säännöllisesti myös kehityskeskusteluiden ulkopuolella sekä annettava riittävästi palautetta työntekijälle. Etenkin, jos suoriutumisessa tapahtuu jokin yhtäkkinen heikentyminen, olisi esihenkilön syytä selvittää, mistä se johtuu. Suoritustason notkahtaminen voi liittyä esimerkiksi työntekijän henkilökohtaiseen elämään, terveydentilaan, motivaatioon tai työpaikalla tapahtuneisiin muutoksiin. Jos asia on sellainen, johon työnantaja voi vaikuttaa, on korjaavat toimenpiteet mahdollista toteuttaa tällöin viipymättä.

Selvittämällä heikon suoriutumisen juurisyyt työnantaja voi tukea työntekijää ajoissa esimerkiksi ohjaamalla tämän työterveyshuollon piiriin. Työsuorituksen seuranta, tehdyt toimenpiteet ja sovittu eteneminen on hyvä dokumentoida huolellisesti mahdollista myöhempää tarkoitusta varten.

Varoitusmenettely ja työsuhteen päättäminen alisuoriutumistilanteessa

Jos työntekijän heikon suoriutumisen syyt on selvitetty ja todettu työntekijälähtöisiksi, tulisi esihenkilön opastaa työntekijää toimiin suorituksensa parantamiseksi. Työnantajan on edesautettava työntekijän suoriutumista ja seurattava sovittujen toimenpiteiden toteutumista.

Jos lievemmät suorituksen johtamisen keinot eivät tuota tulosta, voidaan harkita varoitusta alisuoriutumisesta. On muistettava, että varoitus on työsopimuslain mukaan pakollinen vaihe ennen työntekijän irtisanomista alisuoriutumisen vuoksi. Varoitus tulee tällöin antaa kirjallisesti ja irtisanomisuhkaisena. Sanktioinnissa noudatetaan työpaikan käytäntöä, jota on sovellettava tasapuolisesti. Työpaikalla voi olla tapana antaa esimerkiksi suullinen huomautus ennen varoittamista.

Varoituksessa tulee yksilöidä, mihin työntekijän moitittavaan menettelyyn se perustuu. Vaikka itse varoitusasiakirjaan kirjattaisiin varoituksen syy lyhyesti esimerkiksi ”alisuoriutuminen”, tulee alisuoriutumistilanteissa avata työntekijälle tarkemmin, millä konkreettisilla parannuksilla työsuoritukseensa työntekijä voi välttää työsuhteensa päättämisen. Seikkojen tulee olla sellaisia, joihin työntekijä voi itse vaikuttaa, jotta työntekijällä on tosiasiallinen mahdollisuus korjata menettelynsä.

Varoituksen antamisen yhteydessä määritetään jokin riittävän pitkä seurantajakso, esimerkiksi 3-6 kuukautta, jonka aikana suoriutumisen tulisi korjautua toivotulle tasolle. Sovittavia tavoitteita voivat olla esimerkiksi asiakaskontaktien määrä tai tietyn työtehtävän loppuunsaattaminen. Esihenkilön on seurattava suorituksen kehitystä seurantajakson aikana ja tehtävä tarvittaessa tilannepäivityksiä. Seurantajakson päätyttyä esihenkilö voi todeta, että suoritus on nyt odotetulla tasolla, jolloin varoitus on tehnyt tehtävänsä korjaavana toimenpiteenä.

Jos seurantajakson jälkeen suoritus ei ole kohentunut, työnantaja voi harkita työsuhteen päättämistä. Ennen työsuhteen päättämistä työntekijälle tulee varata tilaisuus tulla kuulluksi päättämiseen liittyvistä seikoista ja esittää oma kantansa asiasta. Kuulemisesta on hyvä laatia lyhyt muistio. Joskus työntekijä tuo vasta tässä vaiheessa esille työntekijästä riippumattomia seikkoja, jotka ovat vaikuttaneet hänen suoriutumiseensa. Työnantajan tulee tällöin harkita, ovatko kuulemisessa ilmenneet seikat sellaisia, joiden johdosta työsuhteen päättämiselle ei ole perusteita. Työnantajan tulee myös aina selvittää, onko työntekijän irtisanominen vältettävissä sijoittamalla hänet johonkin muuhun työhön.

Kuinka tukea esihenkilöitä suorituksen johtamisessa?

Suorituksen johtaminen ja alisuoriutumiseen puuttuminen on pitkäjänteinen prosessi, jossa ei useinkaan ole tarjolla nopeita ratkaisuja. Tärkeintä on varmistaa, että työpaikan menettelytavat ovat yhdenmukaiset, tehokkaat ja toimivat. Tällöin suorituksen johtaminen helpottuu ja yksittäisen työntekijän suoritustason laskuun voidaan puuttua ajoissa.

Esihenkilöiden kouluttaminen ja tukeminen on keskeisessä roolissa suorituksen johtamisen parantamisessa työpaikalla.